63:ans samfällighetsförening i Storvreta

Protokoll fört vid sammanträde med styrelsen

Datum: 2006-04-11

Plats: Kvarterslokalen

Närvarande: PO Dovner, Hans Josefsson, Jaan Grünberg, Sture Hortlund och Owe Swedén.

1. Sammanträdet förklarades för öppnat av Jaan Grünberg.

2. Jaan Grünberg åtog sig att föra protokoll i väntan på konstitueringen.

3. Ove Swedén och PO Dovner utsågs till justeringsmän.

4. Styrelsen godkände förslaget till dagordning.

5. Styrelsen förde en diskussion om styrelsens arbetssätt och kom fram till att fördela aktuella uppgifter mellan samtliga styrelsemedlemmar.

6. Styrelsen konstituerade sig med följande sammansättning:

 

Ordförande            Hans Josefsson

Vice ordförande    PO Dovner

Kassör                   Sture Hortlund

Sekreterare           Jaan Grünberg

Ledamot                Ove Swedén

 

I samband med att styrelsen konstituerade sig tog Hans Josefsson över ordförandeskapet för sammanträdet.

7. Styrelsen utsåg Hans Josefsson och Sture Hortlund  att var för sig teckna samfällighetens firma.

8. Styrelsen förde en utförlig diskussion om sina uppgifter. Till underlag låg bland annat en uttömmande rapport om styrelsens uppgifter från Hans Beskow. Styrelsen beslutade följande:

1. Att samfällighetens matrikel förs av PO Dovner. PO kontaktar Hans Beskow för att på lämpligaste sätt ta över uppgifterna.
2. Att PO Dovner tar hand om välkomnandet av nyinflyttade.
3. Att be Hans Beskow att i samråd med ägaren till Gryningsvägen 14 se till så TV-kablarna som ligger där får ett fullgott skydd mot väder och vind .
4. Att be Hans Beskow göra klart sorteringen av ritningar. Styrelsens sekreterare tar sedan över förvaltningen av dessa ritningar.
5. Att styrelsens sekreterare förvaltar samfällighetens parkeringsregler
6. Att be Hans Beskow fortsätta med hanteringen av samfällighetens sopskyltar
7. Att Sture Hortlund har hand om försäkringar, kontakten med gårdsfogden och förteckningen av gårdsfogdens uppgifter.
8. Att bjuda in gårdsfogden till ett kommande möte där han kan berätta om sitt uppdrag och vi tillsammans granskar arbetsbeskrivningen.
9. Att styrelsens sekreterare ansvarar för att senaste protokoll och listor över nyckelpersoner anslås i kvartersgården, publiceras på hemsidan, utsänds till styrelsen och bifogas till materialet som delas ut till nyinflyttade.
8. Styrelsen diskuterade kort fördelningen av nycklar till kvartersgården och beslutade att Sture Hortlund ordnar nyckel till Owe Swedén, PO Dovner tar över Tony Bengtssons nyckel och att Hans Beskow behåller sin nyckel för att kunna klara sina uppgifter.

10. Styrelsen bestämde att städdag genomförs den 22 april kl 10. Uppgifter fördelades enligt följande.

1. Jaan Grünberg tar han om beställning av färdigmat.
2. Ove Swedén kontaktar Rådman för beställning av sopning
3. Sture Hortlund ber gårdsfogden ordna med material och eventuella andra förberedelser.
4. Hans Josefsson formulerar inbjudan, kopierar och distribuerar (eventuellt med hjälp av Sture).
5. PO Dovner sätter samman uppgiftslistan.
6. Ove Svedén ger möjlighet att skriva ner förslag till hur området i allmänhet och torget i synnerhet kan förskönas.

11. Styrelsen följde upp årsstämman genom att tillsammans granska protokollet. Noterades att styrelsen av stämman fått i uppgift att fundera på hur att säkra rekryteringen till styrelsen. Styrelsen beslutade att ta upp frågan till behandling vid kommande sammanträden.

12. Styrelsen konstaterade att årsstämman bifallit styrelsen motion om att låta renovera de gemensamma garagen. Styrelsen fastställde följande för det fortsatta arbetet:

1. Tidsmässigt gäller att finansiering säkras innan några beställningar görs och att renoveringen ska vara klar innan kommande vinter.
2. Styrelsen tillsätter en arbetsgrupp för att genomföra renoveringen. Denna grupp leds av styrelseledamöterna Dovner och Swedén. De kan kalla ytterligare lämpliga och intresserade till sig för att ingå i gruppen. Intresseförfrågan går ut med inbjudan till städdag. Denna grupp får också lösa frågan om förvaltning av reservdelar till garage framöver.
3. Sture Hortlund och Hans Josefsson arbetar med finansieringen av renoveringen.
4. Jaan Grünberg samordnar eventuella beställningar från garageägare på Gryningsvägen.

13. Nästa sammanträde hålls den 2 maj klockan 20. Eventuella ärenden anmäls till ordföranden.

Vid protokollet

Jaan Grünberg

Justeras

Ove Swedén                                                                                       PO Dovner