63:ans samfällighetsförening i Storvreta
Protokoll för vid sammanträde med styrelsen
Datum: 2007-05-08
Plats: Kvarterslokalen
Närvarande: P O Dovner, Sture Horlund, Lars-Gunnar Larsson, Björn Stålnacke och Bo Söderlund.
1.Sammanträdet förklarades öppnat av ordförande Björn Stålnacke.
2.Valdes Bo Söderlund till sekreterare för dagens möte.
3.Valdes Lars-Gunnar Larsson och PO Dovner till att justera dagens protokoll..
4.Godkände styrelsen förslaget till dagordning.
5.Genomgicks föregående protokoll från styrelsemötet 2007-03-26 varefter styrelsen
beslutade att lägga det till handlingarna.
6.Gjordes en summering av städdagen – kvarstående arbete av ordförande varvid konstaterades i huvudsak följande. Relativt högt deltagande från medlemmarna 21 familjer från Gr och 18 från Sk. I stort sett allt åtgärdat. Det återstår en del jobb bl. a att jämna till jord i den fd. sandlådan vid torget. Åtog sig Bo Söderlund att fixa till detta. Björn Stålnacke åtog sig att forsla bort träramen.. Avslutningsvis konstaterades att maten smakat utmärkt väl arrangerat av Lars-Gunnar Larsson. Övriga återstående arbetsuppgifter fördelas på de som inte var med på städdagen och som anmält sitt intresse att göra sin insats på annan tid.
7. Genomgång av aktivitetslista
Garagerenovering 1. Återstår målning och nr skyltar. Ärendet kvarstår.
Beslutade styrelsen att beställa nr skyltar till garagen. 28st x28 kr plus moms. Ansvarig PO Dovner?Mats Wiberg.
Garagerenovering 2.Vilande
TV-kablar. Skydda kablarna vid Gr18(Åkerstedt).Björn Stålnacke kontaktat WikmansTV Service. Max en dags arbete. Uppskattad kostnad max 5000 kr +moms.
Beslutade styrelsen att godkänna denna kostnad. Arbetet beräknas klart under maj 2007.
Ritningar. Ärendet kvarstår. Ansvarig Björn Stålnacke.
Sandningslådan. Sand påfyllt men trasigt lock till lådan. Björn Stålnacke kollar om det går att laga med glasfiber. Ärendet kvarstår.
Soptunnor. Flytta uppställningsplatsen? Ärendet kvarstår.Se åtgärd under p 11. Övriga frågor.
Gemensamma aktiviteter. Ärendet tas upp under övriga frågor nedan. Ärendet kvarstår.
Ekonomin. Ärendet vilande.
Kvartersgården. Diverse åtgärder som skall ha utförts av gårdsfogde Porjebäck . Porjebäck kallas till nästa styrelsemöte för att redogöra för vad som är åtgärdat och vad som återstår.
Ärendet kvarstår.
Kommunens lekplats. Ärendet tas upp under övriga frågor nedan. Ärendet kvarstår.
Grannsamverkan. Ärendet tas upp under övriga frågor. Ärendet kvarstår.
Beslutade styrelsen att icke aktuella ärenden kvarstår på aktivitetslistan men läggs vilande sist.
8. Information om ritningar
Informerade Björn Stålnacke om systemet med ritningar över samtliga fastigheter tillhörande
63:an.Ritningarna finns dels på rullar dels i pärmar. Det finns även en instruktion för hur man hittar rätt. Konstaterades att instruktionen behöver ses över samt att vissa ritningar saknas (rulle 3 och 4).
Björn Stålnacke kontaktar Jaan Grynberg beträffande arkiveringsinstruktion.
Sture Hortlund kollar upp brandsäkert arkiveringsskåp med plats för originalritningar och kostnader för ett sådant skåp. Pengar finns i budget.
9.Lämnades en ekonomisk lägesrapport av Sture Hortlund varvid det konstaterades bl. att
föreningen har god likviditet med 191 677 kr på kontot, att många betalat årsavgiften i förtid, att städdagen kostade föreningen 2297 kr, att lånet på garageombyggnaden amorterats med 7935 kr,(budget 32000 kr), att snöröjningen hittills kostat 16 875kr i år (budget 28000kr) Tillkommer kostnader för kabeljustering vid GV14(Åkerstedt) max 5000kr samt kostnader för matjord som placerats vid sandlådan invid torget. Samfällighetens ekonomi är således under god kontroll.
10. Övriga frågor
Informerade Björn Stålnacke om en skada på stupränna efter snöröjning som drabbat Gr 23 (Vera Andersson). Björn Stålnacke kollar upp omfattning av skadan och uppskattningen av eventuella kostnader.
Informerade Bo Söderlund om PUL och vad som krävs för att hantera personuppgifter. Ärendet har aktualiserats i samband med uppdatering av medlemsmatrikeln och möjligheterna att lägga ut denna på vår hemsida. Bo Söderlund kontaktar Datainspektionen för att få klarhet vad som är tillåtet och otillåtet.
Beträffande revidering/uppdatering av medlemsmatrikeln bestämdes att styrelsen vid nästa styrelsemöte den 4 juni 2007 går igenom årsmötesprotokollen för att se vilka familjer som varit ledamöter, suppleanter, revisorer, gårdsfogdar och eventuellt andra aktiva inom samfälligheten. Information om detta skulle kunna ingå i den reviderade/uppdaterade matrikeln.
Gemensamma aktiviteter. Diskuterades hur vi kan öka trivseln i området genom gemensamma aktiviteter. Beslutade styrelsen att samtliga ledamöter funderar ut någon bra formulering till text till nästa styrelsemöte som vi kan lägga ut på vår hemsida och förhoppningsvis därigenom få bra förslag från medlemmarna i samfälligheten.
Beslutade styrelsen att göra detsamma beträffande användning av kommunens lekplats, försköning av vårt område, soptunnornas förvaring/uppställningsplats samt synpunkter på grannsamverkan. Webbmastern lägger sedan ut de av styrelsen godkända formuleringarna till text på hemsidan. Detta bör sedan följas upp relativt kort därefter med en påminnelse lapp i brevlådan om att vi har en hemsida och vad man kan få information om där.
11. Nästa styrelsemöte hålls den 4 juni 19.00 i Kvartersgården. Kommande styrelsemöte bestämdes till den 13 augusti 19.00. Eventuella ärenden anmäls till ordföranden.
12.Avslutande
Avslutades styrelsemötet av ordföranden som tackade för visat intresse.
Vid protokollet:
Bo Söderlund
Justeras:
Lars-Gunnar Larsson PO Dovner