63:ans samfällighetsförening i Storvreta
Protokoll fört sammanträde med styrelsen
Datum: 2009-01-12
Plats: Kvartersgården
Närvarande: P O Dovner, Sture Hortlund, Lars-Gunnar Larsson Björn Stålnacke, Bo Söderlund, Vera Andersson (suppleant).
1. Sammanträdet förklarades öppnat av Björn Stålnacke.
2. Bo Söderlund åtog sig att föra protokollet.
3. Lars-Gunnar Larsson och Vera Andersson utsågs till justeringsmän.
4. Styrelsen godkände förslaget till dagordning.
5. Genomgång av föregående protokoll.
Beslutade styrelsen att lägga protokollet till handlingarna.
6. Jubileumsfirande
Diskuterades ingående 63.ans 30 årsjubileum varvid i huvudsak följande framkom:
– Styrelsen arbetar fram en motion före årsstämman innehållande realistisk budget för jubileet samt en motion på förslag på aktiviteter.
– Styrelsen uppskattade antalet deltagande i jubileet till cirka 120 personer.
– Styrelsen uppdrog åt Vera att kolla upp med sina kontakter vad det skulle kosta att hyra lämpligt/lämpliga partytält med transport till och från 63.an i området runt Kvartersgården samt uppsättning och nertagning.
– Björn erbjöd sig att låna ut tält som kan användas till partytält utan kostnad om det blir för dyrt att hyra.
-Beträffande mat erbjöd sig L-G Larsson att kontakta Glad Gris för eventuell catering och be dem lämna offert, även Björn kollar upp någon cateringfirma för offert så vi har valmöjlighet.
-Beträffande läsk så står förslagsvis 63.an för detta. PO Dovner kollar upp och håller i denna aktivitet.
Konstaterade styrelsen att vi behöver friska frivilliga till de aktiviteter som planeras.
Lämpligt forum för att ta upp detta är under årsstämman och/eller under vårens städdag om den inträffar före årsstämman. Det kan vara lämpligt att detta tas upp i kallelsen till årsstämman och eller i utskicket till vårens städdag.
7.Årsstämman
Beslutade styrelsen att årsstämman skall hållas tisdagen den 17 mars kl.19.00. i Kvartersgården. Kallelse skall ut till medlemmarna senast 14 dagar dessförinnan enligt stadgarna.
Björn ombesörjer att utskick till medlemmarna för inlämnande av motioner till årsstämman görs samt även att information lämnas om att årsstämman skall hållas den 17 mars kl.19.00. Motionerna skall lämnas till styrelsen senast den 31 januari.
Informerade Björn Stålnacke, L-G Larsson och Bo Söderlund att de inte står till förfogande för nya styrelseuppdrag. Beslutade styrelsen att informera och aktivera valberedningen i sedvanlig ordning.
8. Information om det ekonomiska läget
Informerade Sture Hortlund om det ekonomiska läget enligt bilagda Resultatsrapport. Konstaterades att resultatet sannolikt blir positivt.
9. Aktivitetslistan
Kvartersgården. Eventuell ommålning av tak, väggar samt inköp av ny armatur.
L-G Larsson samt övriga i styrelsen försöker kolla upp lämplig armatur. Kvarstår.
Kommunens lekplats. Kvarstår
63.ans 30 årsjubileum. Kvarstår.
Nya bänkar vid Kvartersgården. Sture kollar pris på bänkar vid ICA Solen till nästa sammanträde. Kvarstår.
Försköning av området. Kvarstår.
Gamla sandlådan vid Kvartersgården. Kvarstår. Sture kontaktar Rådman för bortforsling av sandhög vid Kvartersgården.
Lekparken vid Kvartersgården. Björn kollar upp ny typ av gunga för inköp.
Belysningen vid stora parkeringen åtgärdad och avförs från listan
10. Övriga frågor.
Informerade L-G Larsson om ett privat initiativ han tagit beträffande sina fönster med syfte att medlemmar skall kunna få ett reducerat pris om många köper nya fönster. Aktuell fönsterleverantör kommer att tillfrågas om att det finns intresse att informera intresserade medlemmar i Kvartersgården vid lämpligt tillfälle. Denna aktivitet faller helt utanför styrelsens ansvarsområde.
Tog Vera Andersson upp fråga om styrelsens olika roller dvs. vad det åligger ordförande, sekreterare och övriga styrelsemedlemmar att göra. Konstaterades att någon formell instruktion eller liknande för närvarande saknas. Informerade Sture Hortlund om att det dock finns en föreningsbok i samfällighetens ägo dvs. en slags handbok om vad man bör tänka på när man arbetar i föreningslivet. Konstaterades sammanfattningsvis att det kanske kunde vara ide att styrelsen formulerar vad som åligger styrelsen och dess medlemmar. Styrelsen fattade dock inte något beslut i denna fråga.
11. Nästa styrelsemöte hålls måndagen den 9 februari kl.19.00 i Kvartersgården.
Vid protokollet
Bo Söderlund
Justeras
Lars–Gunnar Larsson Vera Andersson
2009-01-18