63:ans samfällighetsförening i Storvreta
Protokoll fört sammanträde med styrelsen
Datum: 2009-02-09
Plats: Kvartersgården
Närvarande: P O Dovner, Sture Hortlund, Lars-Gunnar Larsson Björn Stålnacke, Bo Söderlund, Vera Andersson (suppleant) hade anmält förhinder.
1. Sammanträdet förklarades öppnat av Björn Stålnacke.
2. Bo Söderlund åtog sig att föra protokollet.
3. Lars-Gunnar Larsson och P-O Dovner utsågs till justeringsmän.
4. Styrelsen godkände förslaget till dagordning.
5. Genomgång av föregående protokoll.
Beslutade styrelsen att lägga protokollet till handlingarna.
6. Jubileumsfirande
Inför styrelsemötet hade Vera tagit fram uppgift om kostnader för hyra av partytält inklusive kostnader för transport och uppsättning/nertagning som mailats ut till styrelsen kort innan mötet. Redovisade Björn Stålnacke informationen från Vera varvid i huvudsak följande framkom. Totalkostnad för hyra av två tält (cirka 120 personer) inklusive transport uppsättning/nertagning med stolar och bord cirka 11 000 kr plus moms.
Informerade L-G Larsson om sina kontakter med Stefan Sehlin beträffande helstekt gris där kostnaderna för transport och grilleri dvs. någon som grillar uppgavs hamna på cirka 10 000 kr plus moms. Alternativ till helstekt gris kunde vara kyckling eller lamm. Oklart om priser på lamm och kyckling.
Informerade Björn Stålnacke om catering alternativ från olika catering firmor med pris per måltid för 120 pers som kunde röra sig om 100-200 kr per person. Snittpris per kuvert dvs. tallrik, glas och bestick ligger på cirka 10 kr. Tillkommer kostnad för utkörning/hämtning av kuvert i odiskad form. Uppskattad kostnad för 100 kr/person som för 120 personer blir cirka 13 500 kr
Tar vi 200 kr per person blir kostnaderna för 120 personer cirka 25 000 kr.
Informerade P O Dovner om att kostnaderna för bordsvatten och saft för 120 personer borde hamna runt 500 kr.
Diskuterade styrelsen ingående om realistisk budget och enades om att vi måste stanna på cirka 20 000 kr. Mer får det inte kosta. Enades styrelsen om på stämman lägga fram en motion om jubileet. Uppdrogs åt PO Dovner att till nästa möte upprätta förslag till motion från styrelsen avseende aktiviteter på jubileet och Sture Hortlund arbetar fram ett budgetförslag inklusive och exklusive jubileet.
Summerade styrelsen denna aktivitet med att vi behöver friska frivilliga till de aktiviteter som planeras. Lämpligt forum för att ta upp detta är under årsstämman och/eller under vårens städdag . Det kan vara lämpligt att detta tas upp i kallelsen till årsstämman och/ eller i utskicket till vårens städdag.
7.Inkommna motioner
Diskuterades ingående av Anders Östling Skymningsvägen 146 inkommen motion avseende flytt av planka på parkeringen vid Skymningsvägen utanför garagen 138-148. Uppdrogs åt Björn Stålnacke att till nästa möte ta reda på vad det skulle kosta att åstadkomma nämnda flytt samt även komma med förlag till motion från styrelsen att förelägga årsstämman.
8. Information om det ekonomiska läget
Informerade Sture Hortlund om det ekonomiska läget enligt bilagda budgetförslag.
9. Aktivitetslistan
Kvartersgården. Eventuell ommålning av tak, väggar samt inköp av ny armatur.
L-G Larsson samt övriga i styrelsen försöker kolla upp lämplig armatur. Kvarstår.
Kommunens lekplats. Kvarstår
63.ans 30 årsjubileum. Kvarstår.
Nya bänkar vid Kvartersgården. Sture Hortlund kollar pris på bänkar vid ICA Solen till nästa sammanträde. Kvarstår.
Försköning av området. Kvarstår.
Gamla sandlådan vid Kvartersgården. Kvarstår. Sture kontaktar Rådman för bortforsling av sandhög vid Kvartersgården.
Lekparken vid Kvartersgården. Björn kollar upp ny typ av gunga för inköp.
Sedvanliga aktiviteter inför årsstämman införs för kontroll och avprickning.
10. Övriga frågor.
Informerade L-G Larsson om sin idé om att upprätta en boklåda i Kvartersgården där man kan lämna böcker och i utbyte ta böcker utan kostnad. L-G Larsson upprättar förslag till riktlinjer och text att införa på 63.ans hemsida och kontaktar vår webbmaster.
Informerade Sture Hortlund om samfällighetens handbok om föreningsarbete som bl.a. informerar om styrelseledamöternas olika roller och ansvar. Frågan togs upp på föregående styrelsemöte av Vera Andersson. Konstaterades att vi bör se över om det finns ett behov av någon instruktion/guideline eller övrig information angående styrelseledamöters olika roller och ansvar. Uppdrogs åt Bo Söderlund att se över detta och komma med förslag.
11. Nästa styrelsemöte hålls tisdagen den 24 februari kl.19.00 i Kvartersgården.
Vid protokollet
Bo Söderlund
Justeras
Lars–Gunnar Larsson P O Dovner
2009-02-10