63:an

63:ans samfällighetsförening i Storvreta

Protokoll fört vid styrelsesammanträde

Datum:                       2009-02-24

Plats:                          Kvartersgården

Närvarande:                Björn Stålnacke, Sture Hortlund, Vera Andersson, Per-Ola Dovner, Janis Induss (valberedare, med fram t.o.m. punkt 5)

Frånvarande:                Lars-Gunnar Larsson

Meddelat förhinder:      Bo Söderlund

1. Mötets öppnande
   Ordförande Björn hälsade välkommen
2. Val av sekreterare
   Per-Ola Dovner valdes till mötets sekreterare.
3. Val av justeringsmän
   Vera Andersson och Sture Hortlund valdes till justeringsmän.
4. Godkännande av dagordning
   Förslaget till dagordning godkändes.
5. Information från valberedningen
   Janis Induss från valberedningen rapporterade hur deras arbete framskridit och det verkar finnas kandidater till samtliga poster.
6. Föregående mötes protokoll
   Föregående mötesprotokoll godkändes utan anmärkningar.
7. Verksamhetsberättelse 2008
   Björn presenterade ett förslag på verksamhetsberättelse. Efter smärre ändringar godkändes den.
8. Beredning av motioner till årsstämman
   Två motioner har inkommit inför årsstämman. Den ena kommer från styrelsen själv och gäller firande av samfällighetsföreningens 30-årsjubileum. Den slutgiltiga formuleringen diskuterades. Den andra motionen som lämnats in angick Skymningsvägens parkering. Där föreslogs en liten förflyttning av parkeringsplatser för att det skall bli lättare att köra in och ut ur garagen. Björn tar reda på mer exakt vilka kostnader det innebär.
9. Budgetförslag 2009
   Sture presenterar ett förslag på budget för 2009. Årsavgiften för den gemensamma delen kommer att ligga oförändrad medan garagesamfällighetens avgift kan sänkas med 100 kr. Budgetförslaget godkändes av mötet och är färdigt att läggas fram för årsstämman. Sture förbereder även en variant av budgeten som inkluderar finansiering av jubileumsfirandet ifall denna motion går igenom.
10. Kallelse till årsstämman
    Senast den 3 mars skall kallelsen distribueras. Checklista på vad kallelsen skall innehålla finns med i aktivitetslistan. Björn sammanställer kallelsen och ordnar att den distribueras.
11. Fördelning av arbetsuppgifter inför årsstämman
    Fika ordnas av Per-Ola Dovner. Björn och Per-Ola möblerar inför mötet. Björn trycker upp några extra dagordningar och kallelser att ha på plats.
12. Aktivitetslistan
    Björn har undersökt olika gungor och det beslutades att den lite hållbarare varianten skall beställas. Några delpunkter under ”Årsstämman” kan bockas av, övriga punkter i aktivitetslistan oförändrade.
13. Övriga frågor
    L-G Larssons förslag på boklåda i kvarterslokalen kommer att presenteras på årsstämman.
    Bosse har sammanställt ett PM över arbetsuppgifter för styrelsen.
14. Nästa möte
    Datum för nästa möte beslutas av kommande styrelse efter årsstämman.

63:ans samfällighetsförening i Storvreta

Protokoll fört sammanträde med styrelsen

Datum: 2009-01-12

Plats: Kvartersgården

Närvarande: P O Dovner, Sture Hortlund, Lars-Gunnar Larsson Björn Stålnacke, Bo Söderlund, Vera Andersson (suppleant).

1. Sammanträdet förklarades öppnat av Björn Stålnacke.

2. Bo Söderlund åtog sig att föra protokollet.

3. Lars-Gunnar Larsson och Vera Andersson utsågs till justeringsmän.

4. Styrelsen godkände förslaget till dagordning.

5. Genomgång av föregående protokoll.

Beslutade styrelsen att lägga protokollet till handlingarna.

6. Jubileumsfirande

Diskuterades ingående 63.ans 30 årsjubileum varvid i huvudsak följande framkom:

– Styrelsen arbetar fram en motion före  årsstämman innehållande realistisk budget för jubileet samt en motion på förslag på aktiviteter.

– Styrelsen uppskattade antalet deltagande i jubileet till cirka 120 personer.

– Styrelsen uppdrog åt Vera att kolla upp med sina kontakter vad det skulle kosta att hyra lämpligt/lämpliga partytält med transport till och från 63.an i området runt Kvartersgården samt uppsättning och nertagning.

– Björn erbjöd sig att låna ut tält som kan användas till partytält utan kostnad om det blir för dyrt att hyra.

-Beträffande mat erbjöd sig  L-G Larsson att kontakta Glad Gris för eventuell catering och be dem lämna offert, även Björn kollar upp någon cateringfirma för offert  så vi har valmöjlighet.

-Beträffande läsk så står förslagsvis 63.an för detta. PO Dovner kollar upp och håller i denna aktivitet.

Konstaterade styrelsen att vi behöver friska frivilliga till de aktiviteter som planeras.

Lämpligt forum för att ta upp detta är under årsstämman och/eller under vårens städdag om den inträffar före årsstämman. Det kan vara lämpligt att detta tas upp i kallelsen till årsstämman och eller i utskicket till vårens städdag.

7.Årsstämman

Beslutade styrelsen att årsstämman skall hållas tisdagen den 17 mars kl.19.00. i Kvartersgården. Kallelse skall ut till medlemmarna senast 14 dagar dessförinnan enligt stadgarna.

Björn ombesörjer att utskick till medlemmarna för inlämnande av motioner till årsstämman görs samt även att information lämnas om att årsstämman skall hållas den 17 mars kl.19.00. Motionerna skall lämnas till styrelsen senast den 31 januari.

Informerade Björn Stålnacke, L-G Larsson och Bo Söderlund att de inte står till förfogande för nya styrelseuppdrag. Beslutade styrelsen att informera och aktivera valberedningen i sedvanlig ordning.

8. Information om det ekonomiska läget

Informerade Sture Hortlund om det ekonomiska läget enligt bilagda Resultatsrapport. Konstaterades att resultatet sannolikt blir positivt.

9. Aktivitetslistan

Kvartersgården. Eventuell ommålning av tak, väggar samt inköp av ny armatur.

L-G Larsson samt övriga i styrelsen försöker kolla upp lämplig armatur. Kvarstår.

Kommunens lekplats. Kvarstår

63.ans 30 årsjubileum. Kvarstår.

Nya bänkar vid Kvartersgården. Sture kollar pris på bänkar vid ICA Solen till nästa sammanträde. Kvarstår.

Försköning av området. Kvarstår.

Gamla sandlådan vid Kvartersgården. Kvarstår. Sture kontaktar Rådman för bortforsling av sandhög vid Kvartersgården.

Lekparken vid Kvartersgården. Björn kollar upp ny typ av gunga för inköp.

Belysningen vid stora parkeringen åtgärdad och avförs från listan

10. Övriga frågor.

Informerade L-G Larsson om ett privat initiativ han tagit beträffande sina fönster med syfte att medlemmar skall kunna få ett reducerat pris om många köper nya fönster. Aktuell fönsterleverantör kommer att tillfrågas om att det finns intresse att informera intresserade medlemmar i Kvartersgården vid lämpligt tillfälle. Denna aktivitet faller helt utanför styrelsens ansvarsområde.

Tog Vera Andersson upp fråga om styrelsens olika roller dvs. vad det åligger ordförande, sekreterare och övriga styrelsemedlemmar att göra. Konstaterades att någon formell instruktion eller liknande för närvarande saknas. Informerade Sture Hortlund om att det dock finns en föreningsbok i samfällighetens ägo dvs. en slags handbok om vad man bör tänka på när man arbetar i föreningslivet. Konstaterades sammanfattningsvis att det kanske kunde vara ide att styrelsen formulerar vad som åligger styrelsen och dess medlemmar. Styrelsen fattade dock inte något beslut i denna fråga.

11. Nästa styrelsemöte hålls måndagen den 9 februari kl.19.00 i Kvartersgården.

Vid protokollet

Bo Söderlund

Justeras

Lars–Gunnar Larsson                                 Vera Andersson

2009-01-18

63:ans samfällighetsförening i Storvreta

Protokoll fört sammanträde med styrelsen

Datum: 2008-11-17

Plats: Kvarterslokalen

Närvarande: P O Dovner, Sture Hortlund, Björn Stålnacke, Bo Söderlund, och Vera Andersson (suppleant).

Frånvarande: Lars-Gunnar Larsson. Richard Widman (gårdsfogde) hade anmält förhinder

1. Sammanträdet förklarades öppnat av Björn Stålnacke.

2. Bo Söderlund åtog sig att föra protokollet.

3. Sture Hortlund och Vera Andersson utsågs till justeringsmän.

4. Styrelsen godkände förslaget till dagordning.

5. Genomgång av föregående protokoll.

Informerade Björn om sina kontakter med Uppsala kommun beträffande kommunens lekplats enligt i huvudsak följande: Mötet med Vivianne Berglund den 2 oktober var positivt och nu finns kommunens lekplats med som en aktivitet. Konstaterades kommunens lekplats ingår i kommunens skötselplan och att kommunen försummat att sköta lekplatsen Kommunen återkommer genom Vivianne Berglund med förslag till aktivitet till våren 2009. Beslutade styrelsen att lägga protokollet till handlingarna.

6. Summering av höstens städdag.

Informerade Björn att sandlådan vid Kvartersgården var åtgärdad men att gruset inte räckt till. Asfalts kanten tas bort till våren 2009.

Informerade Vera om att det gått bra med löksättning efter skarp nedklippning av de skräpiga buskarna vid sandlådan vid Kvartersgården.

Informerade Bosse om aktiviteterna vid Torget med buskklippning, trädbeskärning och allmän uppsnyggning. Några slipers vid Torget behöver bytas ut och gräsmattan jämnas till och kanske dessförinnan vertikalskäras/luckras upp. Därefter mer jord och gräsfrö. Vi får kolla upp detta till våren hur vi skall gå vidare.

Informerades att fikat fungerat bra, att Kvartersgården städats efter fikat och att gardinerna tvättats.

Björn kontaktar webbmaster Wiberg för att informera om att ”gammal sand” finns för avhämtning vid Kvartersgården. Sture kollar upp om det finns kvar någon sand efter den 1 december och kontaktar i så fall Rådman för bortforsling av sanden.

Björn informerar gårdsfogden om att ta bort trasig gunga. Ny köps av Björn till våren.

Avslutningsvis konstaterades att städdagen samlade relativt många deltagare med 14 från Skymningsvägen och 15 från Gryningsvägen och att merparten av det som skulle åtgärdas genomfördes.

7. Information om det ekonomiska läget.

Informerade Sture om det ekonomiska läget enligt bilagd preliminära Balansrapport, preliminära Resultatrapport samt Budgetförslag och utfall. Konstaterades att vår ekonomi ser bra ut och att vi nog kommer att hålla budget med visst överskott. Diskuterades om vi inte skulle kunna byta ut befintlig armatur i Kvartersgården för det beräknade överskottet (cirka 10 000 kr) efter inventering av Björn vad som kan passa. Beslutade styrelsen att använda eventuellt överskott till sådant inköp.

Informerade Sture vidare om förestående förhandlingar med Rådman om snöröjningen.

Rådman har aviserat höjningar av avgifterna för såväl snöröjning som sandning.

Rådman har framfört önskemål om en garanti på minst 14 000 kr per säsong inkluderande snöröjning, sandning och bortforsling av sand vid två städdagar. I önskemålet ingår en varje gångs avgift om 1000 kr/snöröjning och 800 kr/sandning. Diskuterades detta varvid framkom att vi i så fall borde ha en max avgift per säsong om 18 000 kr. Beslutade styrelsen att uppdra åt Sture att förhandla med Rådman om såväl pris på snöröjning, sandning, borttagande av sand vid städdagarna enligt dessa riktlinjer.

8. Aktivitetslistan

Kvartersgården. Eventuell ommålning av tak, väggar, ny belysning. Kvarstår.

Björn inventerar förslag till inköp av armatur som kan ersätta den gamla.

Kommunens lekplats.  Björn har varit i kontakt med kommunen. Kvarstår.

63:ans 30 års jubileum 2009. Idéutveckling pågår. Kvarstår.

Försköning av område. Vilar.

Gamla sandlådan vid Kvartersgården. Finpackning sker efter påfyllning av grus till våren. Vilar.

Nya bänkar vid Kvartersgården. Under beredning. Vilar.

Lekplatsen vid Kvartersgården.. Trasig gunga tas bort av gårdsfogden och ny inköps av Björn till våren. Vilar.

Strålkastaren vid stora parkeringen. Björn ordnat relä. Björn kontaktar gårdsfogden för hjälp med uppsättning. Kvarstår

9. Övriga frågor.

Sture tog upp fråga om eventuell styrelsemiddag där gårdsfogden och webbmaster inbjuds. Beslutades att styrelsemiddag i anslutning till nästa styrelsemöte skall avhållas på restaurant Oasis på Drottninggatan.

10. Nästa styrelsemöte hålls tisdagen den 2 december kl.18.15 i lokal anvisad av Sture/Vera. Sture/Vera återkommer med information om lokal…

Vid protokollet

Bo Söderlund

Justeras

Sture Hortlund                                           Vera Andersson

2008-11-23

63:ans samfällighetsförening i Storvreta

Protokoll fört sammanträde med styrelsen

Datum: 2008-08-18

Plats: Kvarterslokalen

Närvarande: P O Dovner, Sture Hortlund, Lars-Gunnar Larsson, Björn Stålnacke, Richard Widman (gårdsfogde) och Vera Andersson (suppleant).

Frånvarande: Bo Söderlund

1. Sammanträdet förklarades öppnat av Björn Stålnacke.

2. Vera Andersson åtog sig att föra protokollet.

3. Lars-Gunnar Larsson och P O Dovner utsågs till justeringsmän.

4. Styrelsen godkände förslaget till dagordning.

5. Genomgång av föregående protokoll. Ingen kommentar.

6. Genomgång med gårdsfogde

Richard/Fogden har under sommaren sysselsatt sig med diverse underhållsarbete av kvarterslokalen, t ex målat fönsterbläck, fönsterfoder, ordnat dörrbroms, persiennrenovering. Fogden föreslår att ramen runt sandlådan i kvarterslokalens lekpark, samt balansbrädan oljas in vid höststäden.

Påpekar att hela ytterväggen vid ”groventrén” behöver målas om till våren.

Fogden berättar att han ofta finner kvarteslokalen olåst, med öppna fönster och lyset på, vill uppmana föräldrar eller de som lånar ut nycklar att gå och titta till när någon har lånat lokalen.

Ber Björn ytterligare att kolla upp via sin kontakt vilken lampa som ska köpas in till garagelängorna, den ska alltså ha funktionerna: att automatiskt tändas/släckas vid mörker/ljus, rörelsedetektor mm.

Sture har sett att kylskåpet behöver frostas av.

7. Försköning av området

Bänkar – Björn visar bilder och priser på olika bänkar som vi kan ha vid kvarterslokalen. De flesta röstar för att vi införskaffar bänkar-och-bord-i-ett, s.k. ”picknickmodell”. Inget beslut tas, frågan kommer att tas upp igen till våren 2009.

Kommunens lekpark – Björn har haft ytterligare kontakt med personer på kommunen för att få besked om vad de tänker göra åt ”sin” lekpark(er). Dock utan resultat. Björn kommer att be om ett fysiskt möte med någon från kommunen så att denne tillsammans med någon från styrelsen kan gå runt och titta.

Sven Gulliksson (Sk. 110) har meddelat styrelsen att han har talat med Anders Eriksson vid Uppsala kommun om den borttagna södra lekplatsen. Anders Eriksson menar att lekplatser som kommunen anlagt skall upprätthållas varför den rivna lekplatsen bör återställas.

Grus – Vad gäller försköning av torget kommer priset för bärlager och grus bli omkring 1500kr, dock tillkommer frakt som förmodligen kostar minst lika mycket, enligt Björn. Tillkommer gör även hyra av maskin att packa med. Styrelsen planerar att på samma gång köpa grus till gamla sandlådan som ska täckas igen, deadline att få klart sandlådan i höst! Till nästa möte kollar Björn upp mer exakta priser. Förslagsvis kan Rådman hämta den jord som kommer att grävas ur.

Växter – Vera hade till uppgift att kolla upp priser för växter till torget, det är dock inte helt klart, väntar på offert från Splendor Plant och Funbo Plantskola. Vera uppskattar att priset landar på drygt 4000kr, (ex moms) plus frakt. Hon återkommer om exakta priser och får till uppgift att ta reda på när de olika växterna bör planteras, höst eller vår.

8. Höstens städdag

Datumet för städdagen blir 18 oktober. Kallelse ska ut i början av oktober, men Vera ber webbmaster att lägga ut info på hemsidan redan nu (när protokollet är justerat och klart) om att det är det datumet som gäller. Under nästa styrelsemöte går vi igenom aktiviteterna inför städdagen.

9. Ekonomi

Sture informerade om det ekonomiska läget. Det ser bra ut. Hela 61 av 63 hushåll har betalat in sina medlemsavgifter hittills. Och några har redan betalat in sina garageavgifter. Elförbrukningen ligger bra till, Sture har förlängt avtalet med fast pris.

10. Genomgång av aktivitetslista.

Ingen kommentar förutom…

En av aktiviteterna rör det stundande 30-årsjubiléet och styrelsens medlemmar kom med många idéer, än så länge bara på idéstadiet därför listas här alla förslag;

Mat från cateringfirma, låna en grilltunna från ex SIK och grilla tillsammans, helstekt oxe/gris, delvis knytis och 63:an bjuder på tårta, smörgåstårta och kaffe, säcklöping tävla Gryning-Skymning, Ålandsresa, ballonger med 63 på, partytält, tipsrunda som ex handlar om området, femkamp, armbrytning, ”arbetsbyte” med grannföreningen vilket innebär att de jobbar/serverar på vår fest och vice versa, bjud hit 4H med djur, kubb, musiktävling, dragkamp, lagtävlingar med blandat vuxna och barn, stafetter, tävling håll en badboll i luften, kräftskiva… Tidpunkt för jubileumstillställningen inte bokad – ett förslag var dock i slutet av augusti. Vera ber webbmaster lägga ut på hemsidan att styrelsen tacksamt tar emot fler förslag och idéer från boende i 63:an.

10. Övriga frågor.

–

11. Nästa styrelsemöte är bokat måndagen den 22 september kl.19.00 i Kvarterslokalen.

Vid protokollet

Vera Andersson

Justeras

P O Dovner                         Lars-Gunnar Larsson

63:ans samfällighetsförening i Storvreta

Protokoll för sammanträde med styrelsen

Datum: 2008-04-07

Plats: Kvarterslokalen

Närvarande: Sture Hortlund, Lars-Gunnar Larsson, Björn Stålnacke, Bo Söderlund, Richard Widman (gårdsfogde) och Vera Andersson (suppleant).

Frånvarande: P O Dovner.

1. Sammanträdet förklarades öppnat av Björn Stålnacke.

2. Vera Andersson åtog sig att föra protokollet.

3. Sture Hortlund och Lars-Gunnar Larsson utsågs till justeringsmän.

4. Styrelsen godkände förslaget till dagordning.

5. Genomgång tillsammans med gårdsfogden.

1        Ett fönsterfoder/fönsterkarm i kvarterslokalen behöver repareras. Gårdsfogden åtgärdar detta.

2        Behov av persiennrenovering i kvarterslokalen. Gårdsfogden köper in material till detta.

3        Fuktskadad vägg (i det mindre rummet intill förrådet) i kvarterslokalen som behöver rengöras och därefter målas. Björn Stålnacke ordnar fram rengöringsmedel och ställer in i kvarterslokalen. Gårdsfogden ansvarar för att köpa in annat material som behövs, såsom vit väggfärg, spackel, täckpapp och maskeringstejp. Gårdsfogden förbereder innan städdagen, vilket innebär rengöring och spackling. Målningen av rummet blir en aktivitet på städdagen.

4        Inköp inför städdagen. Gårdsfogden ansvarar för att inventera och köpa in material som behövs till städdagen, det kan till exempel vara träolja, penslar och sopsäckar.

5        Gårdsfogden rapporterade att han under påskveckan upptäckt en mindre vattenläcka på varmvattenberedaren i kvarterslokalen och att han själv reparerat denna läcka. Han frågade samtidigt om det var okej ur försäkringssynpunkt, varvid Björn Stålnacke sa att det var okej. Vid mer omfattande skador ska dock en professionell person tillkallas.

6        Gårdsfogden lyfte frågan om vem som är ansvarig om exempelvis något barn skadar sig vid vår lekplats, detta kom upp då en ny gunga kommer att hängas upp på städdagen. Det var oklart vem som står som ansvarig. Sture Hortlund berättade dock att samfällighetens försäkringar täcker om någon skadar sig i samband med en aktivitet som anordnats av samfälligheten.

6. Genomgång av föregående protokoll, från styrelsemötet den 19 mars, varefter styrelsen

beslutade att lägga detta till handlingarna.

7. Planering inför städdagen.

Inbjudan till städdagen kommer Björn Stålnacke att dela ut den 8 april, en kopia kommer även att mailas till webbmastern så att den kan läggas ut på 63:ans hemsida.

Sture Hortlund har pratat med Rådman och kan meddela att sopning av gatorna i samfälligheten kommer att genomföras en andra gång efter vår städdag, vilket är bra.

Björn Stålnacke kommer att skriva in alla aktiviteter till städdagen i en aktivitetslista som Sture Hortlund sedan ansvarar för att lägga ut under städdagen.

Om det är möjligt tidsmässigt kommer den bortre (som är närmast ån) utemöbelgruppen vid kvarterslokalen tas bort under städdagen. Detta delvis på grund av att den är olämpligt placerad med tanke på pulkaåkning på lilla kullen.

Den gamla före detta sandlådan intill kvarterslokalen ska fyllas med grus, detta åtar sig Björn Stålnacke att göra. Det kommer att ske efter städdagen, eventuellt inte förrän till hösten.

8. Ekonomi. Sture Hortlund går igenom det första kvartalets resultatrapport samt balansräkning. Ingen kommentar på det. Sture Hortlund kommer att dela ut inbetalningsavier för årsavgiften i slutet av veckan (vecka 15).

9. Genomgång av aktivitetslista

Kvartersgården med diverse renoveringsbehov – kommer att åtgärdas av gårdsfogden samt på städdagen.

Kommunens lekplats – Björn Stålnacke har varit i kontakt med kommunen och kommer att bli kontaktad för vidare besked i slutet av april.

63:ans 30 års jubileum 2009- ärendet kvarstår.

Trasig gunga vid lekparken – Björn Stålnacke har beställt en ny gunga, den kommer med all säkerhet att levereras före städdagen, då den kan monteras.

Försköning av området – Vera Andersson har hittat en intressant kontakt, en trädgårdsmästare vid namn Rebecka Lantz. Det beslutades att Vera Andersson ska ta kontakt igen för att boka in ett möte då styrelsen kan gå runt i området tillsammans med trädgårdsmästaren (rådgivning). Helst ska ett möte bokas in före städdagen, Vera Andersson meddelar snarast styrelsens medlemmar om tidpunkt.

10. Övriga frågor.

11. Nästa styrelsemöte hålls tisdagen den 13 maj kl.19.00 i Kvarterslokalen.

Vid protokollet

Vera Andersson

Justeras

Sture Hortlund                                           Lars-Gunnar Larsson